Dokumenten Controlling

Um die Verfolgung von Dokumentenverteilungen an Kunden und Lieferanten zu erleichtern, Projektleiter in die Lage zu versetzen, die Dokumentenentwicklung zu überwachen und die interne und externe Kommunikation zu verfolgen, bietet PIRS seinen Anwendern die Funktionen des Dokumentencontrollings an.

Bitte beachten Sie, dass PIRS die analysierten und in den Controlling-Ansichten angezeigten Informationen aus den Inhaltsregistern der PIRS-Dokumente und der damit verbundenen Korrespondenz sammelt. Es wird daher empfohlen, alle Dokumentinformationen so vollständig wie möglich zu pflegen.

Mit den Funktionen des PIRS-Controllings können Sie folgende Fragen einfach beantworten:

Im PIRS-Navigator finden Sie einen separaten Navigationsbereich mit fünf Standard-Controllingansichten. Jede Ansicht ist in drei Abschnitte unterteilt. Während eine Tabelle im unteren Teil der Ansicht alle Dokument- und Korrespondenzdateien anzeigt, die den jeweiligen Controllingansichten entsprechen, erläutert der obere Teil der Ansicht die in der Tabelle aufgeführten Daten als Tortendiagramm und/oder Balkendiagramm. Die Diagramme werden in regelmäßigen Abständen automatisch aktualisiert, können aber auch manuell aktualisiert werden, indem Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren in der rechten oberen Ecke jedes Diagramms klicken ( ).

Wie bereits in den vorangegangenen Kapiteln erläutert, können Sie den Inhalt der jeweiligen Ansicht über die Suchfunktionen ( ) oder mittels Setzen von Filtern anpassen.

Darüber hinaus können Sie den angezeigten Inhalt anpassen, indem Sie die angezeigten Spalten filtern. (Weitere Informationen zum Anpassen und Ändern von Inhalten und das Setzen von Filtern finden Sie in den Kapiteln Navigieren & Personalisieren und Such- & Filterfunktionen.)

Zu Ihrer Information sei darauf hingewiesen, dass die Konfigurationen der Diagramme in den verschiedenen Kontrollansichten auch an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden können.

Sollte dies gewünscht sein, wenden Sie sich bitte an Ihren PIRS-Administrator und informieren Sie ihn über Ihre Anforderungen.

Die erste Controlling Ansicht "Verteilung an den Kunden" zeigt Ihnen, ob Sie alle erforderlichen Dokumente an Ihre Kunden übermittelt haben. Während das Kreisdiagramm es Ihnen ermöglicht, auf einen Blick die Anzahl der Dokumente basieren auf ihrem Kundenstatus zu sehen, zeigt das Balkendiagramm die Anzahl der Dokumente in einem aktuellen Verzögerungsrahmen an.

Wie in den folgenden Screenshots exemplarisch veranschaulicht, wird die Anzahl der Dokumente innerhalb jedes Kundenstatus auf jedem Kreisabschnitt angezeigt, sobald Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren. Das zweite Diagramm ermöglicht es Ihnen, detailliertere Informationen über den Zeitrahmen der verzögerten Dokumente zu erhalten. Die x-Achse zeigt den Zeitrahmen an, während die y-Achse die Anzahl der Dokumente anzeigt. Um die genaue Anzahl der verzögerten Dokumente innerhalb eines Zeitraums wieder anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den jeweiligen Balken.

Die zweite Controlling-Ansicht hilft Ihnen, den Überblick über die Dokumente zu behalten, die in naher und ferner Zukunft eingereicht werden müssen.

Die Tabelle unten listet alle Dokumente, bei denen das geplante Übermittlungsdatum in der Zukunft liegt, unabhängig davon, ob die Dokumente bereits übertragen wurden oder nicht.

Die beiden Balkendiagramme, die im oberen Teil der Ansicht angezeigt werden, zeigen die Anzahl der Dokumente, die gemäß dem Einreichungsmonat des Zeitplans oder gemäß einem bestimmten Zeitraum von Tagen eingereicht werden müssen.

Die x-Achse zeigt die Anzahl der Monate, in denen die Dokumente eingereicht werden müssen, bzw. die Anzahl der Tage oder den Zeitraum, in dem die Dokumente an den Kunden gesendet werden müssen. Die y-Achse gibt die Anzahl der Dokumente an, die innerhalb eines Zeitlimits verteilt werden sollen.

Die dritte Controlling-Ansicht bietet eine Übersicht über alle erfassten Kundenantworten.

Bitte beachten Sie, dass zur vollständigen Darstellung der gesamten Korrespondenz alle relevanten E-Mails an private Firmenpostfächer sowie Papierkorrespondenz über die Post in PIRS abgelegt und gespeichert werden müssen.

Auch hier zeigt die Tabelle unten alle Dokumente an, zu denen eine Kundenantwort vorliegt, z.B. ein Kommentar oder eine Genehmigungsanzeige.

Während das erste Diagramm Ihnen einen Überblick über die Anzahl der Dokumente pro Kunde in Form eines Kreisdiagramms gibt, bietet Ihnen das zweite Diagramm eine Darstellung der Anzahl der Dokumente, bei denen der Kunde nicht rechtzeitig reagiert hat und wie lange seine Antwort erwartet wurde. Ähnlich wie in den oben beschriebenen Diagrammen in der Kontrollansicht wird die genaue Anzahl der Dokumente angezeigt, sobald Sie den Mauszeiger über das jeweilige Tortenstück oder den Balken bewegen. Die Anzahl der Dokumente, auf die der Kunde nicht reagiert hat, wird durch die y-Achse und den Zeitraum durch die x-Achse dargestellt.

Die Ansicht "Transmittal Slip Folgedokumente" bietet Ihnen die Möglichkeit, die eingereichten Dokumente nach bestimmten Zeiträumen oder kategorisiert nach der jeweiligen Sender- und Empfängercodekombination zu überwachen.

Alle verteilten Dokumente werden in der Tabelle angezeigt, und während das Tortendiagramm die Anzahl der Transmittal Slips für jede bestehende Referenzcodekombination anzeigt, zeigt das Balkendiagramm die Gesamtzahl der eingereichten Dokumente innerhalb eines bestimmten Zeitraums an.
Wie die folgenden Bilder veranschaulichen, zeigt das Balkendiagramm standardmäßig den Zeitraum, der heute in Monaten (4 Wochen) auf der x-Achse und die Anzahl der Dokumente auf der y-Achse rückwärts zählt.

Mit Hilfe der Ansicht "Comment Folgedokumente" können Sie den Empfang von internen und externen Kommentaren in einem bestimmten Zeitrahmen überwachen.

Die Tabelle im unteren Teil der Ansicht zeigt Ihnen eine Liste mit allen Dokumenten, die von den Kunden, den Lieferanten oder internen Quellen kommentiert wurden. Die beiden Diagramme über der Tabelle zeigen zwei wichtige Informationsdetails.

Das Diagramm auf der linken Seite, das seine Daten in Form eines Kreisdiagramms darstellt, zeigt die Anzahl der Kommentare jeder vorhandenen Sender- und Empfängercodekombination an. Das Balkendiagramm auf der rechten Seite dieser Ansicht zeigt die Anzahl der Kommentare sowie die Anzahl der eingereichten Dokumente innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z.B. ein Monat / vier Wochen).