Aktivitätenliste

Aktivitäten von PIRS-Anwendern, wie das Erstellen oder Bearbeiten von Korrespondenzen oder Dokumenten, das Versenden von Transmittals und Comments oder das Anlegen neuer Kontakte oder Action Items werden im der PIRS Aktivitätenliste dokumentiert.

Die Aktivitätenliste zeigt alle Aktionen auf, ist aber durch die individuellen Zugriffsrechte des Anwenders eingeschränkt. Dies bedeutet, dass jeder Anwender nur die Aktivitäten sehen kann, über die er das Recht hat, informiert zu werden, und bei denen er auf die betreffenden Einträge in PIRS zugreifen darf.

Wenn Ihr Projektleiter z.B. ein vertrauliches Dokument erstellt, dann wäre dieses Ereignis nur in der Aktivitätenliste der PIRS-Anwender sichtbar, die zumindest lesenden Zugriff auf das jeweilige Dokument haben. Alle anderen Anwender würden dieses bestimmte Ereignis nicht in ihrer Aktivitätenliste sehen.

Alle in Ihrer Aktivitätenliste aufgeführten Aktionen enthalten Links zu dem Kontakt, der die Aktion durchgeführt hat, sowie zu dem zugehörigen PIRS-Eintrag (z.B. dem Dokument oder der erstellten Korrespondenz).

Es gibt zwei verschiedene Arten von Aktivitätenlisten. Sie können entweder einen Blick auf neuesten Aktivitäten werfen, die sich auf einen bestimmten Ordner konzentrieren oder sich auf das gesamte Projekt beziehen.

Ordnerbasierte Aktivitätenlisten
Bis zu PIRS Release 2.4 gab es in jedem Ordner zwei getrennte Bereiche, einen für die Korrespondenz und einen für die in dem jeweiligen Ordner abgelegten Dokumente. Seit PIRS 3.0 finden Anwender in jedem Ordner einen dritten Abschnitt mit dem Titel "Aktivitätenliste".

In diesem dritten Ordnerbereich können Sie alle aktuellen ordnerbasierten Aktivitäten verfolgen.
Projektbezogene Aktivitätenliste
Um alle aktuellen Ereignisse und Aktionen Ihres Projekts im Auge zu behalten, bietet PIRS eine Ansicht mit dem Titel "Aktivitätenliste", die alle neuen Aktivitäten anzeigt, unabhängig davon, in welchem Ordner oder PIRS-Bereich sie stattgefunden haben.

Die Ansicht finden Sie im Bereich "Ansichten" der Navigation. Darüber hinaus kann die Ansicht auch als Widget in Ihr Projekt-Dashboard eingefügt werden.

Kommunikation über Verteilerlisten & Anmerkungen

Jede Aktivität, die in Ihrer Aktivitätenliste aufgeführt wird, bietet die Möglichkeiten, mit Ihrem Team zu kommunizieren und Notizen für den Initiator oder andere Teammitglieder zu erstellen.

Sie können auf die Aktion "Verteilen" klicken, mit der Sie eine Verteilerliste an Ihre Teammitglieder senden können, die einen Link auf den betreffenden Eintrag enthält. Wenn also beispielsweise der Eintrag im Aktivitätenliste besagen würde, dass ein Anwender ein bestimmtes Metadokument aktualisiert hat, würde die Verteilerliste einen Link zu diesem spezifischen Metadokument enthalten.

Zweitens können Sie eine Notiz über einen Eintrag in Ihrer Aktivitätenliste hinterlassen, indem Sie auf die Schaltfläch "Anmerkung" klicken.

Es öffnet sich ein Nachrichtenfeld, in dem Sie Ihren Kommentar eingeben können.

Sobald Sie auf das Speichersymbol ( Save ) klicken, erscheint Ihr Beitrag im unteren Teil der Nachrichtenbox. Wie der folgende Screenshot zeigt, können Sie Ihre eigenen Beiträge noch bearbeiten oder löschen.

Alle Kommentare, die auf diese Weise getätigt werden, sind auch in dem jeweiligen PIRS Eintrage im Reiter "Anmerkungen" dokumentiert. Wenn sich nun beispielsweise zwei getrennte Einträge auf eine bestimmte Revision eines Dokuments innerhalb von PIRS beziehen und Anwender mehrere Beiträge für beide Einträge erstellen, werden alle Beiträge im Reiter "Anmerkungen" des jeweiligen Eintrags aufgelistet (Vergleich mit Screenshot).

Zusätzlich zum Hinzufügen Ihrer Beiträge innerhalb Ihrer Aktivitätenlisten haben Sie die Möglichkeit, eine neue Anmerkung auch direkt in der PIRS-Korrespondenz und den Dokumenten zu schreiben.