Ein-& auschecken

Allgemein

Das Auschecken und Einchecken von Dokumenten ist eine Funktion, mit der Sie Dokumente, mit denen Sie gerade arbeiten, sperren können, um zu verhindern, dass andere Teammitglieder während der Bearbeitung Änderungen an diesem Dokument vornehmen können.

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument auszuchecken. Sofern Sie berechtigt sind das Dokument, das Sie auschecken möchten, zu bearbeiten, können Sie das Auschecken

aus einer Dokumentenansicht heraus
oder direkt im geöffneten Dokument durchführen

Auschecken / Einchecken eines Dokuments aus einer Ansicht heraus

Um ein Dokument aus einer Ansicht heraus auszuchecken, wählen Sie zunächst das Dokument aus, das Sie auschecken möchten, öffnen Sie dann die Optionen "mehr" und wählen Sie "Auschecken".

Sobald Sie ein Dokument ausgecheckt haben, wird es eingefroren und kann von anderen Teammitgliedern nicht mehr bearbeitet werden. Alle Dokumente, die ausgecheckt sind, sind in der Ansicht mit dem Symbol Symbol ausgecheckt gekennzeichnet. Wenn Sie wissen möchten, wer ein Dokument ausgecheckt hat und seit wann es blockiert ist, fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol .
Um die Sperre des Dokuments aufzuheben, wählen Sie zuerst das Dokument in der Ansicht aus, öffnen dann die Optionen "Mehr" und wählen Sie "Einchecken".

Sie können auch mehrer Dokumente gleichzeitig auswählen und in einem Vorgang aus- und auch wieder einchecken!

Auschecken / Einchecken eines Dokuments direkt in einem Dokument

Dokumente können aus- und eingecheckt werden, unabhängig davon, ob Sie sie im Lesemodus oder im Bearbeitungsmodus geöffnet haben.

Um ein geöffnetes Dokument auszuchecken, öffnen Sie zuerst die Optionen "mehr" und klicken dann auf "Auschecken".

Nach Auswahl der Option zum Auschecken von Dokumenten wird das Dokument eingefroren und kann von anderen Teammitgliedern nicht bearbeitet werden. Um anzuzeigen, dass das Dokument von einem Benutzer gesperrt ist, wird im Lesemodus das Symbol Symbol ausgecheckt angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol fahren, informiert Sie PIRS, wer das Dokument ausgecheckt hat und wann es ausgecheckt wurde.

Um das Dokument erneut zur Bearbeitung für andere freizugeben, öffnen Sie zuerst die Option "mehr" und klicken Sie dann auf "Einchecken".

Zugriffsrechte
Alle Teammitglieder können Dokumente auschecken, bei denen sie berechtigt sind in den Bearbeitungsmodus zu gehen.

Projektleiter können alle Dokumente auschecken. Darüber hinaus können sie auch Dokumente anderer Teammitglieder einchecken. Sollte ein Dokument also z.B. von einem Teammitglied blockiert werden und dieser derzeit nicht verfügbar sein, weil er z.B. auf einer Geschäftsreise oder im Urlaub ist, kann Ihr Projektleiter die Sperre durch Einchecken des Dokuments aufheben.

Alle Ein- und Auscheckvorgänge werden im Dokumentenprotokoll dokumentiert, auf das Sie über die Optionen "mehr" zugreifen können.

Ansicht "Meine ausgecheckten Dokumente"

Um auf alle Ihre derzeit ausgecheckten Dokumente zuzugreifen und diese zu verfolgen, können Sie die Ansicht "Meine ausgecheckten Dokumente" öffnen, die Ihnen in der Widget-Auswahl Ihres Dashboards immer zur Verfügung steht. Diese Ansicht kann auch zum Ansichtsbereich hinzugefügt werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren PIRS-Verantwortlichen oder an den Service Desk, falls die Ansicht fehlt und Sie sie angezeigen lassen wollen.